Wychodząc naprzeciw stale rozwijającej się technologii informatycznej oraz powstaniu coraz nowszych form komunikacji administracji samorządowej z mieszkańcami, w Urzędzie Gminy Mstów wdrożony został nowy System Elektronicznego Obiegu Dokumentów FINN 8 SQL.

 

System Elektronicznego Zarządzania Dokumentami (Elektroniczny Obieg Dokumentów) FINN 8 SQL WEB to system stworzony dla administracji publicznej.

Rozwiązania z rodziny FINN 8 SQL pozwalają na zapewnienie obsługi m.in.:

• zarządzania dokumentami (elektronicznymi, papierowymi),

• komunikacji z interesantem drogą elektroniczną (tzw. front-office),

• udostępnienia informacji publicznej automatycznie z baz danych systemu,

• integracji systemów front-office z systemami dziedzinowymi.

 

System jest w pełni zintegrowany z platformą ePUAP oraz z systemem SEKAP.
 

Przed wdrożeniem Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją FINN 8 SQL w Urzędzie Gminy Mstów przeprowadzone zostały kilkudniowe warsztaty dla kadry kierowniczej, kancelarii, administratorów i pracowników merytorycznych wszystkich referatów.

 

***********************

System FINN 8 SQL WEB stanowi idealne rozwiązanie problemu zarządzania dokumentami dla jednostek administracji publicznej. System jest w pełni zgodny z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Umożliwia pracę zarówno w trybie „systemu tradycyjnego” jak i „systemu EZD”. System dostosowuje się do organizacji urzędu pozwalając na świadome i w pełni zaplanowane „przejście na EZD”.

 

Urząd Gminy Mstów, korzystając z systemu tradycyjnego, osiąga korzyści porównywalne z tymi, które uzyskałby wdrażając system w trybie EZD. Natomiast funkcje umożliwiające m.in. sukcesywne wskazywanie poszczególnych klas JRWA jako prowadzone w „systemie EZD” sprawiają, że możliwa jest zaplanowana i dobrze zorganizowana etapowa zmiana systemu kancelaryjnego z tradycyjnego na EZD.

Opracowała: Sylwia Kuban, Sekretarz Gminy Mstów

Galeria zdjęć

Wstecz